Die Umwelt jedes Unternehmens ist einem ständigen Veränderungsprozess unterworfen.

• Gesetzgeber erlassen neue Vorgaben
• Kundenbedürfnisse ändern sich bisweilen kurzfristig
• Technologische Entwicklungen und Trends bringen neuen Chancen aber auch Risiken
• Wertmassstäbe und -Vorstellungen von Mitarbeitern, Kunden und Stakeholdern entwickeln sich laufend
• Konjunktur- und Kurschwankungen erfordern schnelle Reaktion

Unternehmen haben aber auch aus sich heraus einen natürlichen Bedarf nach Veränderung.

• Umsetzung von Unternehmensstrategien
• Steigerung der Prozesseffizienz
• Umgestaltung der Organisation z.B. zur effektiveren Führung oder zur Erhöhung der Kundennähe
• Stärkung und Erneuerung der Unternehmenskultur
• Einsatz neuer Technologien

Ein Unternehmen, dass sich nicht verändert ist nicht überlebensfähig. Veränderungsprozesse gehören mittlerweile zum Alltag in Unternehmen.

Unternehmen müssten eigentlich Meister des Veränderungsprozesses sein. Jedoch tun sich viele Unternehmen schwer, sachlich begründete und durchdachte Änderungen erfolgreich und gradlinig umzusetzen.

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Die Veränderung der Veränderung

Veränderungen geschehen laufend und immer, nicht immer gewollt, nicht immer akzeptiert. Nicht jede Veränderung ist auch gleich ein Veränderungsprojekt und braucht ein Change Management. Aber es ist wichtig zu erkennen, dass Veränderungsprojekte nicht isoliert - sozusagen unter einer Käseglocke - ablaufen, sondern selbst durch die permanenten, kleineren und grösseren Veränderungen im Unternehmen und in seiner Umwelt beeinflusst werden.

Tipp: Berücksichtigen Sie bereits in der Festlegung des Vorgehend und in der Planung des Veränderungsprozesses, dass andere Einflüsse und Veränderungen ihr Projekt beeinflussen werden. Wichtig ist es, diese nicht zu verneinen oder zu vermeiden, sondern sie rechtzeitig zu erkennen und pro-aktiv in den Veränderungsprozess aufzunehmen. So können daraus auch Chancen für den eigentlichen Veränderungsprozess entstehen.

Realistische Erwartungen

Die Erwartungen an Veränderungsprojekte sind oft noch höher als an andere Projekte (z.B. Softwareentwicklung und -Einführung), dass sie wie geplant und gradlinig umgesetzt werden. Dies trifft vor allem auf Veränderungsprojekte zu, die Ziele im Bereich Organisations-, Prozess- und Kulturgestaltung mit geringen technologische Anforderungen haben.

Veränderungen führen meist zu Verunsicherungen bei Mitarbeiter und Führungskräften. Sie müssen sich mit Neuem und Ungewohntem auseinandersetzen, ihr aktueller Status und/oder ihre Aufgaben können sich verändern und neue Herausforderungen müssen gemeistert werden . Diese Verunsicherung lässt Menschen oft irrational und mit Widerstand gegen das Neue reagieren.

Dem Widerstand wird oft mit erhöhtem Druck begegnet, im Glauben, dass damit der Umsetzungsplan eingehalten werden kann. Die Realität zeigt aber je mehr Druck desto grösser der Widerstand und die zeitliche Verzögerung. Veränderung kann nicht befohlen werden - sie muss ge- und erlebt werden.

Tipp: Dies anzuerkennen hilft eine realistische Erwartungshaltung gegenüber dem Veränderungsprozess zu entwickeln. Wer realistisch plant ist in der Lage zu erkennen, welche Massnahmen für den Veränderungsprozess dienlich sind und welche diesen blockieren, verlangsamen und verhindern. 

Klare und offene Kommunikation zum richtigen Zeitpunkt

In jedem Lehrbuch wird hervorgehoben, wie wichtig die Kommunikation in diesem Prozess ist. Aber oft läuft sie schief, erzeugt Widerstand und bringt somit nicht die gewünschte Akzeptanz. Es gibt viele Fallen in die man stolpern kann. Es wird zu früh, zu spät oder unklar kommuniziert. Die wirklichen Ziele des Veränderungsprozess werden nicht offen gelegt z.B. aus Angst vor den Reaktionen der Mitarbeiter oder aufgrund der (vermeintlich) strategischen Bedeutung für das Unternehmen.

Die Betroffenen reagieren auf Art und Inhalt der Kommunikation äusserst sensibel. Wenn sie das Gefühl bekommen unwahr informiert zu werden, verlieren sie schnell das Vertrauen ins Unternehmen und glauben nicht daran, dass der Veränderungsprozess Ihnen auch Chancen bieten kann und zu positiven Effekten für das Unternehmen führt.

Es gibt keine einfache Regel für den Zeitpunkt der Kommunikation. Wird bereits kommuniziert ohne das klar ist wohin die Veränderung genau führen soll, führt dies nur zu Verunsicherung. Ist bereits alles entschieden und die Kommunikation findet vor der unmittelbaren Umsetzung statt, stösst dies meist auf massiven Widerstand, da die betroffenen keine Zeit haben die Information zu verdauen. 

Tipp:  Reflektieren Sie Ihre Kommunikationsstrategie mit aussenstehenden Partnern. Aussenstehende haben einen neutraleren Blick für die Bestimmung des  besten Timings.

Je authentischer und klarer die Kommunikation ist, desto grösser ist die Chance, dass die Betroffenen die Informationen als glaubwürdig wahrnehmen und ein Stück vertrauen geschaffen werden kann. Ein ehrliches Wort bringt mehr als abgedroschene Phrasen und beeindruckende Statements. 

Mit oder gegen die betroffenen Menschen?

Es gibt Veränderungen, die nicht in der Öffentlichkeit diskutiert und gestaltet werden können. Sie müssen durch eine kleinere Gruppe von Menschen vorbereitet und durchdacht werden. Letztendlich ist es aber wichtig, dass auch die Betroffenen in die Vorbereitung des Veränderungsprozess mit eingebunden werden und soweit möglich/sinnvoll diesen auch mitgestalten können.

Veränderungen können nur mit und nicht gegen die Betroffenen erfolgreich und effizient umgesetzt werden.

Sind aber alle Entscheidungen bereits gefällt und die Betroffenen werden nur noch proforma um ihre Mitarbeit, Ideen und Meinungen gefragt, ohne dass diese aufgenommen und im Veränderungsprozess berücksichtigt werden, dann erhöht dies den Frustrationslevel und der Widerstand wächst. Auch wenn der Einbezug der Betroffenen gut gemeint ist, die Wirkung ist kontraproduktiv für den Veränderungsprozess.

Tipp: Bereits in der Gestaltung der Veränderung sollte bedacht werden, wo und in welcher Form die Betroffenen in den Prozess mit eingebunden werden, damit sich echt Teil der Veränderung sind. Dazu gilt es Gestaltungsräume zu definieren, die mit den betroffenen Menschen gemeinsam gestaltet werden. Die Betroffenen sind nicht die Feinde des Wandels und der Veränderung. Sie haben eine andere Perspektive und können oft sehr gut einschätzen, was die Konsequenzen sind. Nehmen Sie Rückmeldungen ernst und prüfen Sie kritisch, ob die Rückmeldungen Aspekte ansprechen die für den Erfolg des Projektes wichtig sind. Auch wenn Sie entscheiden, dass eine Rückmeldung keinen Einfluss auf die Umsetzung des Veränderungsprozess haben soll, sprechen Sie mit den betroffenen Menschen darüber und legen Sie ihnen Ihre Sichtweise dar.

Schlussfolgerung

1. Am Anfang jedes Projektes steht die Sachlichkeit. Ohne starke Konzepte, die richtigen Ziele und geeigneten Strategien, wird kein Veränderungsprojekt den Erfolg bringen, den ein Unternehmen braucht.
2. Gehen Sie mit realistischen Erwartungen an ein solches Projekt heran und berücksichtigen Sie in Ihren Überlegungen und Planungen, dass während des Projektes viel geschieht - oft auch unerwartetes.
3. Authentische und klare Kommunikation ist die Basis, damit die Betroffenen Vertrauen aufbauen und nicht in Widerstand verfallen.
4. Wandel und Veränderung bedingt immer auch ein Stück Entwicklung der Betroffenen. Die Veränderung echt mitgestalten zu können baut Committment auf, schafft Vertrauen und macht nicht zu Letzt auch Spass.